Une association est une convention par laquelle plusieurs personnes mettent en commun leurs connaissances dans un but bien déterminé : à savoir, pour l'association "MUSICAL'ILE", proposer au public des concerts de musique ou des spectacles vivants (cf les statuts - cf la loi du 1er juillet 1901)
ADMISSION - ADHÉSION - RETRAIT
Pour faire partie de l'association MUSICAL'ILE il convient d'adhérer aux statuts et de s'acquitter du montant de la cotisation. (Montant fixé par l'Assemblée Générale constitutive : 15 € pour l'année 2018. Ce montant peut être révisé chaque année.
L'association s'interdit toute discrimination politique ou confessionnelle, est ouverte à tous, y compris les mineurs.
La délivrance d'une carte d'adhérent permettra de prouver l'appartenance à l'association.
Tout membre de l'association pourra en démissionner librement à tout moment.
La qualité de membre se perd par la démission, par le non paiement de la cotisation, par le décès, par la radiation pour faute grave.
COMPOSITION DE L'ASSOCIATION
L'association est composée de membres actifs, de membres bienfaiteurs, de membres d'honneur.
Sont membres actifs les personnes qui adhèrent aux statuts, qui sont à jour de leur cotisation de l'année en cours, qui participent régulièrement aux activités de l'association.
Ils participent aux votes de l'Assemblée Générale.
Ils sont éligibles aux instances dirigeantes.
L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
est la réunion de tous les membres actifs (ainsi que des membres bienfaiteurs et des membres d'honneurs, qui ne participeront pas au votes).
L'assemblée Générale ordinaire a lieu une fois par an (au mois d'octobre). Quinze jours avant cette réunion le (ou la) président(e) adresse, par voie électronique ou par courrier postal, une convocation à chacun des membres, en même temps que l'ordre du jour. Un rappel peut également être fait par voie de presse.
Cette assemblée a pour but d'approuver ou de désapprouver le rapport moral présenté par le (ou la) président(e) et le rapport financier présenté par le (ou la) trésorier(e) en votant ou non le quitus après délibération, et de définir les orientations pour l'année à venir.
La présence d'au moins les deux tiers de ses membres est requis pour valider la tenue d'une séance du conseil. Cependant, en cas de problème à régler de façon urgente, la possibilité de la double convocation pourra être utilisée.
L'assemblée est présidée par le (ou la) président(e) assisté(e) du Conseil d'Administration.
Elle délibère sur les orientations à venir et se prononce sur le budget correspondant.
Les décisions de l'Assemblée Générale doivent être validées par la majorité des membres présents ou représentés. Si les votes concernent des personnes, ils auront lieu à bulletin secrets.
Ces délibérations sont constatées par procès verbal, signé par deux des membres du Bureau.
Une assemblée Générale extraordinaire peut avoir lieu à l'initiative du (ou de la) président(e), du Conseil d'Administration, ou de celle d'au moins un tiers des membres de l'association, en cas de problème urgent (modification des statuts, du mode de scrutin, dissolution de l'association, prise de décision urgente sur des problèmes graves, etc...).
LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
assure la gestion de l'association entre deux Assemblées Générales, en mettant en œuvre les décisions prises lors de la dernière assemblée. (cf statuts)
L'association MUSICAL'ILE est gérée par un Conseil d'Administration composé de quinze membres élus. En cas de vacance de siège le Conseil d'Administration pourvoit au remplacement dès que possible.
Le Conseil d'Administration peut demander au trésorier de faire le point sur la situation financière de l'association.
Le Conseil d'Administration se réunira au moins deux fois par an. Sur la demande du (ou de la) président(e) ou à l'initiative d'au moins un tiers de ses membres, il pourra se réunir plus souvent.
La présence d'au moins les deux tiers de ses membres est nécessaire pour valider la tenue d'une séance du Conseil. Cependant, en cas de problème à régler de façon urgente, la possibilité de la double convocation pourra être utilisée.
Les décisions seront prises à la majorité des membres présents ou représentés. Chaque membre ne peut être porteur de plus d'une procuration. En cas de partage des voix, celle du (ou de la) président(e) sera prépondérante.
Le Conseil d'Administration pourvoit, par un vote à bulletin secret, au remplacement de ses membres sortants (un tiers chaque année) ou démissionnaires, en s'efforçant de respecter la parité hommes/femmes. Si le tiers des membres du conseil requis statutairement n'est pas spontanément sortant, un tirage au sort aura lieu la première année pour le désigner la première année.
LE BUREAU
est composé par des membres du Conseil d'Administration et élus par lui pour remplir des tâches particulières. Il ne s'agit pas d'une instance décisionnelle supplémentaire, mais d'une structure organisationnelle qui gère la vie quotidienne de l'association, qui prépare le Conseil d'Administration.
Le Bureau est élu à bulletins secrets. Il est composé : d'un(e) président(e) et d'un(e) vice président(e) d'un(e) trésorier(e) et d'un(e) trésorier(e) adjoint(e) d'un(e) secrétaire et d'un(e) secrétaire adjoint(e)
Le (ou la) président(e) est le (ou la) représentant(e) légal(e) de l'association, la représentant en justice et dans tous les actes de la vie civile. Le (ou la) vice président(e) assure ces fonctions en cas d'empêchement.
Le (ou la) trésorier(e), ainsi que son adjoint(e) a pour mission de gérer les finances de l'association et d'en tenir la comptabilité, encaisse les recettes et règle les dépenses. Il propose le budget, prépare le compte de résultat et le bilan de fin d'exercice, en rend compte auprès de l'Assemblée Générale ainsi qu'à chaque fois que le Conseil d'Administration le demande.
Le (ou la) secrétaire et son adjoint(e) assurent la correspondance de l'association, tiennent à jour le fichier des adhérents, archivent les documents importants, rédigent les compte-rendus des réunions, les diffusent, veillent à centraliser et conserver les documents administratifs.
LES FINANCES DE L'ASSOCIATION
Les ressources :
- Cotisations des adhérents - Subventions eventuelles (commune, intercommunalité, département, région, état) - Les dons et legs (cf la loi du 23 juillet 1987 : le don manuel est légalement autorisé pour toute associations déclarées)
Un vérificateur des comptes peut être nommé, membre ou non de l'association.
Les fonctions de membre du Conseil d'Administration ou du Bureau sont bénévoles. Les frais occasionnés pour l'accomplissement d'un mandat dans le cadre de leurs fonctions peuvent être remboursés sur présentation de pièces justificatives. Ces frais sont intégrés à la comptabilité et apparaissent dans le bilan financier. (frais engagés avec l'accord du Conseil d'Administration). L'Assemblée Générale fixe chaque année le taux de remboursement dans les limites prévues par l'administration fiscale.
RECOMMANDATIONS IMPORTANTES
Il est expressement recommandé de prendre grand soin des locaux et matériels utilisés lors des animations réalisées par l'association. Il s'agit de biens prêtés ou loués pour la circonstance, et l'association est responsable des détériorations qui pourraient leur être occasionnées.
Il convient de remettre en place les éléments (tables, chaises, banc, etc...) qui auraient pu être déplacés, et que la personne responsable des clés des locaux les restituent à qui de droit à la fin de l'animation.
L'association engage sa responsabilité du début à la fin des animations.
Une assurance couvre les accidents qui pourraient subvenir aux bénévoles et au public lors de ses activités. (cette assurance est à renouveler chaque année).
